ESKİŞEHİR OSMANGAZİ ÜNİVERSİTESİ SÜREKLİ EĞİTİM MERKEZİ KATILIMCI AYDINLATMA METNİ
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (bundan böyle “KVK Kanunu” olarak ifade edilecektir) göre Eskişehir Osmangazi Üniversitesi (bundan böyle “ÜNİVERSİTE’’ olarak ifade edilecektir) sizinle ilgili kişisel verileri işlemesi sebebiyle veri sorumlusudur.
İlgili kişi sıfatıyla kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Kanunun Aydınlatma Yükümlülüğünü düzenleyen 10’uncu maddesine göre veri sorumlularının, kişisel verilerini işledikleri gerçek kişileri bazı konularda bilgilendirmekle yükümlü olmaları nedeniyle sizleri kişisel veri işleme sürecimiz ile ilgili olarak bilgilendirmek isteriz.
1-Veri Sorumlusu Hakkında
KVK Kanunu uyarınca üniversite olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, aşağıda belirttiğimiz kişisel verilerinizi yine aşağıda açıkladığımız amaçlarımız kapsamında ve mevzuatta öngörülen ilkeler doğrultusunda gerekli olduğu süre boyunca işleyebilir, açıklayabilir ya da aktarabiliriz.
2-İşlenen Kişisel Verileriniz, Hukuki Sebepleri ve İşlenme Amaçları
İşlemeye konu Kişisel Verileriniz;
Sürekli Eğitim Merkezi;
Web Kullanıcı Hesabı Oluşturma Süreci (Ad/Soyad, E-Posta Adresi)
Eğitim İstek Süreci (Ad/Soyad, Öğrenim Durum Bilgisi (İlköğretim/ Lise/ Lisans/Yüksek Lisans/Doktora ve Üzeri), Çalıştığı Kurum/Firma Adı, Çalıştığı Pozisyon Bilgisi, Adres Bilgisi, Cep Telefon Numarası, E-Posta Adresi)
Belge Verme Süreci (Ad/Soyad, Eğitim Adı)
Online Eğitim Başvuru Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi, Mezuniyet Durum Bilgisi (İlkokul/Ortaokul/Genel Lise/Mesleki ya da Teknik Lise/Ön Lisans/Lisans/Yüksek Lisans/Doktora), Meslek Bilgisi, E-Posta Adresi, Cep Telefon Numarası)
Kesin Kayıt Süreci (Ad/Soyad, TCKN, Doğum Tarihi, İmza, Mezuniyet Durum Bilgisi (Doktora/Yüksek Lisans/Lisans/Önlisans/Genel Lise/Meslek Lisesi), Meslek/Uzmanlık Alanı Bilgisi, Çalıştığı Kurum ve Birim Bilgisi, Görev/Unvan, E-Posta Adresi, Cep Telefon Numarası, Adres Bilgisi, Dekont Bilgileri (Eğitim Ücreti), Ödeme Yöntemi Bilgisi (Kredi Kartı/Tek çekim/Taksit/Banka Ödemesi))
Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu tarafından öngörülen, “a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme” temel ilkelerine uygun olarak işlenmektedir.
KVK Kanunu’nun 5/1. Maddesinde öngörülen; ‘’Açık rızanın alınması’’,
KVK Kanunu’nun 5/2. Maddesinde öngörülen;
a) “Kanunlarda açıkça öngörülmesi”,
c) “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”,
ç) “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,
e) “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”,
f) “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”
işleme şartına dayalı olarak,
Eğitim içeriği ve süreçleriyle ilgili bilgilendirilme ve tanıtımın yapılması bu amaçla elektronik iletişim araçları vasıtasıyla iletişim kurulması, elektronik ticari iletilerin gönderilmesi,
Eğitime katılım için online kayıt başvurusu ve katılımcı kayıt süreçlerinin yönetilmesi, gerekli organizasyonların yapılması,
Eğitime katılım durumunuzun takip edilmesi,
Eğitimin sonunda düzenlenen katılım belgesi ile sertifikanın düzenlenmesi ve teslim edilmesi süreçlerinin yönetilmesi,
Güncel eğitim programlarının tanıtılması, ihtiyaç duyulan programların belirlenmesi,
Eğitim bedeli ödeme süreçlerinin yönetilmesi, fatura düzenlenmesi ve süreçlerin yürütülmesi, gerektiğinde ücret iadesinin gerçekleştirilmesi,
Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
Size sunduğumuz hizmetlerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi amacıyla eğitim hizmeti almanızı takiben memnuniyetin ölçülmesini sağlamak, analiz etmek ve verilerinizin saklanması,
Üniversite ve eğitim programlarını tanıtmak amacıyla katılımcılara ait görsel ve işitsel kayıtların http://esogusem.ogu.edu.tr/ ve www.ogu.edu.tr internet adreslerinde ve üniversite ile Sürekli Eğitim Merkezi’nin sosyal medya hesaplarında yayınlanması,
Hizmetlere ilişkin soru veya şikâyetlerin değerlendirilmesi ve yanıtlanması,
Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli incelemelerin yapılması
amaçlarıyla işlenecek olup verinin saklanması için gereken amaç ortadan kalktığında ve herhangi bir hukuki yükümlülük yahut kanuni zorunluluk gereğince saklanması gerekmediğinde kişisel veriler KVK Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ile bilahare bir mevzuat hükmü vazedilirse ilgili hükümler ve üniversitemiz Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası da dikkate alınarak imha edilecektir.
3-Kişisel Verilerinizin Aktarılması
KVK Kanunu’nun 8. Maddesi kişisel verilerin aktarılması kenar bağlığını taşımakta olup, maddenin ikinci fıkrası gereğince Kanun’un 5/2. Ve 6/3. maddelerinde belirtilen koşulların varlığı halinde açık rızanız aranmaksızın kişisel verilerinizin aktarılabilmesi mümkündür. Bu maddede belirlenen haller şunlardır:
Kişisel veriler yönünden:
a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
Belirttiğimiz nedenlerden birinin bulunmaması halinde ise kişisel verileriniz açık rızanız kapsamında aktarılması mümkün olacaktır.
İşbu aydınlatma metnine konu faaliyet kapsamında özel nitelikli kişisel verileriniz işlenmemekte olduğundan bu kişisel verileriniz aktarıma konu olmayacaktır.
Kişisel verilerin aktarılmasına örnek olarak toplanan kişisel verilerin depolama amacıyla yurtiçinde bulunan bir sunucuya depolanması yahut ilgili eğitim öğretim faaliyetleri kapsamında gerçekleşen bir ihtilafa dayalı olarak bir idari ya da cezai soruşturma başlatılması yahut dava açılması halinde ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilmesi gösterilebilir. Bu çerçevede talep edilmesi halinde kanunlarda belirtilen kamu kurumlarına (Bakanlıklar ve Cumhurbaşkanlığı kurulları, Yükseköğretim Kurulu başta olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere kamu kurum ve kuruluşları) kanunda öngörülen amaç ve sınırlamalar dâhilinde kişisel verilerinizi aktarabiliriz.
Kişisel verileriniz;
Hukuki uyuşmazlıkların giderilmesi, yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması yahut kanuni ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla veya ilgili mevzuatlar gereği adli makamlar yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişiler ile veya ilgili kolluk kuvvetlerine veya hukuksal süreçlerimizi yürüten anlaşmalı olduğumuz avukatlarımıza,
Sunucuları yurt dışında bulunan sosyal medya hesaplarına,
Sosyal medya hesaplarına aktarılması ve depolanması amacıyla sunuculara,
Katılım ve başarı belgelerinizin bastırılması için anlaşmalı olduğumuz basım evine
aktarılacaktır.
Önemle belirtmek isteriz ki ilgili işleme ve aktarma faaliyetleri gerçekleştirilirken, kişisel verilerin güvenlik ve gizliliğinin sağlanması amacıyla teknik imkânların izin verdiği makul ölçüdeki idari ve teknik tedbirler almaktayız.
4-Kişisel Verilerin Elde Edilme Yöntemleri
Kişisel verileriniz ‘‘Eğitim İstek Formu’’ , ‘’ Eğitim Başvuru Formu’’ doldurulması gibi otomatik olmayan yöntemler başta olmak üzere, esogusem.ogu.edu.tr internet sitesi veya üniversite çalışanlarının kurumsal e-posta adreslerine ya da esogusem@ogu.edu.tr adresine e-posta gönderilmesi sistemi gibi otomatik ya da kısmen otomatik olan veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.
5-İlgili Kişi Olarak KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız Nelerdir?
Kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğu haklar aşağıdaki gibidir;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarılıp aktarılmadığı öğrenme ve aktarılıyor ise aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVK Kanunu’nun 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi www.ogu.edu.tr internet adresinde yer alan Veri İlgilisi Başvuru Formunu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını ‘Eskişehir Osmangazi Üniversitesi, Meşelik Kampüsü Büyükdere Mah. Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı – ESKİŞEHİR’ adresine kimliğinizi tespit edici belgelerle bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla ya da kvkk@ogu.edu.tr e-posta adresine elektronik posta yoluyla veya KVK Kanunu’nda belirtilen diğer yöntemlerle gönderebilir veya ilgili formu eskosmangaziuni@hs03.kep.tr adresine güvenli elektronik imzalı olarak iletebilirsiniz. Başvuru yolu, yöntemleri ve başvurunun içeriği ile ilgili olarak daha fazla bilgi almak için www.ogu.edu.tr internet adresimizde yer alan ‘’KVK Mevzuat Uyarınca İlgili Kişinin Haklarının Kullandırılması’’ metnini inceleyebilirsiniz.
KVK Kanunu kapsamında “Veri Sorumlusu” sıfatıyla bildiririz.
Saygılarımızla,
Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Sürekli Eğitim Merkezi
Adres: Meşelik Kampüsü Merkez Yemekhane Binası Zemin Kat Büyükdere Mah. Prof. Dr. Nabi AVCI Bulvarı No:4 Posta Kodu: 26040 Odunpazarı/Eskişehir
Tel: +90 222 239 96 28
Faks: +90 222 239 37 20
E-Posta: kvkk@ogu.edu.tr
